チャットツールが業務効率にもたらす影響をご紹介します

プライベートのやり取りではチャットが多く使われていますが、業務の連絡方法として最も一般的なのはメールです。一般的なやり方として広まっているやり方を変えていくのは簡単な事ではありませんが、効率を考えればメールよりもチャットの方が断然便利になります。まずは自分の身近な同僚など周りを巻き込んでいくとチャットを皆で使えるようになるかもしれません。いきなり大勢の団体でチャットに切り替えると混乱が起こる可能性がありますので、段階的に取り入れていくとスムーズに使いこなせるようになるはずです。では早速、ビジネスチャットを使う事でどのような効率化ができたりメリットがあるのかをいくつか例を挙げながら紹介していきます。この内容で納得頂けたら周囲にも伝えていきましょう。

チャットツールで文章作成が簡単に

メールだと必要な宛先に正しく届けるために、まずはメールアドレスが間違っていないか細かいアルファベットの羅列を確認する必要があります。厄介なのは半角スペースなどが紛れてしまうとエラーで戻ってきてしまったり、メールアドレスは名前を使う事が多いので似た名前の人を誤って送付先に入れてしまうことです。しかしチャットツールなら宛先をワンクリックで選ぶだけで済みます。また宛名には会社名や部署名、そして役職などを正しく記載する必要があるため昇進や異動を常に確認しておかないと失礼になる可能性があります。そういった事を確認するのはかなり手間を要するものなので、宛名が増えるとその分確認も膨大になっていきます。チャットツールなら会話のように本題だけ気軽に送ることが出来るので、かしこまった文章形式にとらわれず効率的に送れます。

チャットツールで検索が効率的に

毎日何十通ものメールを処理しなければならない時代に、溜まったメールの中から必要な内容を見つけ出すのは非常に大変です。ワード検索をしたりフォルダを振り分けたりして工夫を行なっている人も多いでしょうが、どうしても探し出すことが出来ずにもう一度同じ内容を送り直してもらった経験のある方もいるのではないでしょうか。しかしチャットならその手間が必要ありません。チャットは宛先ごとにメッセージ画面が分かれていくので相手との画面を見返していけば履歴を追うことが可能で、検索には全くと言っていいほど時間を要しません。そして履歴を一気に終えることでコミュニケーションもスムーズになります。過去のやり取りを忘れてしまう事もありますが、簡単にやり取りの履歴を確認出来るからです。