チャットツールの基本的な機能をご紹介します

インターネットが一般化してきて、個人で利用する人が多くなってきた今では会社でもチャットツールを会議や電子メールなどに代わる新しい会社の中のコミュニケーションツールとして活用することに対して注目が集まっています。社内ビジネスチャットは今までのグループウェアより自発的で気軽に参加することが可能なことが特徴となっていて、シンプルで迅速な情報を共有することが可能です。社内ビジネスチャットの基本的な機能の1つとして、チャット機能が挙げられます。チャットは何人かのスタッフ同士で文字による会話が出来る機能です。もちろん、1対1のやり取りも出来ます。電子メールとは違って署名や宛先を入力する必要がなく、相手に直接メッセージを届けることが可能です。パソコンだけではなく、タブレット端末やスマートフォンなどからもチャットが出来るサービスや製品もあります。

メンバーを絞り込んでやり取り可能なグループ機能

社内ビジネスチャットツールにはプロジェクトや部署などの目的や組織ごとにグループを作り、やり取りをすることが出来るグループ機能もあります。上手くグループ機能を利用することにより、参加するメンバーを絞り込んで情報を共有することが可能です。グループ機能では、グループに参加しているスタッフ同士でスムーズに業務内容を共有したり連絡することが出来るのでプロジェクトの進捗状況を把握したりタスクを管理したり、スケジュールを調整するときに役に立ちます。そしてグループ機能を利用することによって、スタッフ全員が最低限知っておいてもらいたいことを共有することも可能です。チャットツールの中には、取引先など自社のスタッフではない人をメンバーに参加させることが出来る機能が装備されている場合もあります。この機能を活用すると、社外の関係者と情報を一緒に共有することによってプロジェクトを迅速に運用することが期待出来るのです。

文書などのファイルを一緒に共有可能なアップロード機能

社内ビジネスチャットツールを使って情報を共有するときに便利な基本的な機能として挙げられるのが、色々なファイルを欲しいときに直ぐに手に入れることが可能なアップロード機能です。メッセージのやり取りをしつつ、ワープロソフトや表計算ソフトなどの文書ファイルを一緒に共有することが出来ます。アップロード機能は文書の他にも写真や映像、位置情報などのデータやファイルをアップロードすることも可能なサービスもあるのです。そしてアップロード機能では、送信するデータ量に応じてクラウド型にするかオンプレミス型にするかを判断する必要があります。ですので、社内ビジネスチャットを探すときには製品やサービスごとにアップロード機能の内容を前もって確認して比べて検討することが必要です。